Dane fakturowe a KSeF – sposób przekazywania informacji
Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle wyłącznie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość a także archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku wycinków jednocześnie, dosłownie jeżeli na początku planowane jest jedynie automatyczne wysyłanie faktur.
Szczególnie ważne jest postanowienie, z którego programu mają pochodzić dane przekazywane do systemu oraz gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. O ile faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takiej okoliczności warto wcześniej ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.
Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednak system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy istotne jest, aby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie w szczególności wtedy, gdy należy sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna więc uwzględniać nie tylko i wyłącznie przekazanie treści dokumentu, niemniej jednak także sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym zadaniem. Warto też pamiętać, że dokumenty nie za każdym razem przechodzą przez proces w jednakowy sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.
Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w przypadku błędów. W trakcie testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy ukazują się jednak sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wówczas ważne staje się zobowiązanie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o kolejnym działaniu. Jednocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie za każdym razem jest właściwym rozwiązaniem. Jeśli przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono wprost na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.
Znaczenie ma również przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Dosłownie bardzo dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania decyzji w nietypowych przypadkach. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej sprawdzeniu oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto a przy tym ograniczyć liczbę miejsc, w których trzeba szukać tych samych informacji. Jeżeli status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest zatem też kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników daje możliwość zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka oraz gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.
Zobacz także: integracja KSeF API.