Współpraca oprogramowania z KSeF – charakterystyka integracji
Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak także na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać dany status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować niemałą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy kształtowaniu połączenia systemów warto rozpocząć od ustalenia, gdzie faktycznie powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest również określenie, które informacje mają być pobierane w sposób automatyczny, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieduży zakres automatyzacji znaczy konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje problemu, jeżeli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sposobność pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem lub przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być wykonane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto rozważyć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto także przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać automatycznie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada faktycznym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma również sposób informowania użytkowników o przebiegu podmiany danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie wyszukać informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają dodatkowo uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także sposobność ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów daje możliwość wycenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.
Warto zobaczyć: KSeF API integracja.