Stenogram a zasady odwzorowywania przebiegu rozmowy
W trakcie przepisywania rozmowy z pliku audio szybko okazuje się, że najwięcej trudności nie wynika z samego pisania, lecz z konieczności właściwego odczytania tego, co de fakto zostało powiedziane. Nagranie może zawierać dłuższe przerwy, zmiany tematu, poprawianie własnych wypowiedzi lub fragmenty wypowiadane bardzo cicho. Transkrypcja nagrań wymaga więc jednoczesnego słuchania i zapisywania informacji w sposób uporządkowany.
Przy prostych rozmowach wystarcza zwykle rozpoznanie kolejnych wypowiedzi, jednak przy bardziej złożonym materiale dochodzi identyfikacja osób, zarządzanie kolejności oraz zaznaczanie miejsc, których nie można niedwuznacznie odczytać. Ważne jest także rozróżnienie pośród zapisem dosłownym a tekstem po redakcji. W pierwszym przypadku pozostawia się naturalne cechy mowy, takie jak powtórzenia czy niedokończone zdania. W drugim można ograniczyć elementy utrudniające lekturę, jednak każda ingerencja w treść powinna mieć określony cel i nie może prowadzić do zmiany znaczenia wypowiedzi.
Duże znaczenie ma jakość samego nagrania. Plik zarejestrowany w cichym pomieszczeniu daje całkiem inne sposobności niż materiał pochodzący z miejsca, w którym słychać ruch uliczny, pracujące urządzenia albo kilka rozmów prowadzonych jednocześnie. Problematyczne bywają też nagrania z telefonu, gdy urządzenie znajduje się daleko od osoby mówiącej. W takich warunkach pojedyncze słowa mogą być trudne do rozpoznania, a próba odtworzenia ich jedynie na podstawie kontekstu prowadzi do ryzyka błędu. W praktyce lepiej pozostawić oznaczenie niezrozumiałego fragmentu niż wpisać frazę, które tylko może się wydawać prawdopodobne. Przy dłuższych materiałach przydaje się także oznaczanie czasu nagrania. Umożliwia ono szybko wrócić do dokładnie określonej wypowiedzi i porównać zapis z oryginalnym plikiem. Ma to znaczenie szczególnie wówczas, gdy dokument będzie analizowany przez osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.
W materiałach związanych z postępowaniem prawnym sposób opracowania zapisu może posiadać dodatkowe znaczenie. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać tekst nagrania w sposób czytelny, niemniej jednak bez swobodnego interpretowania wypowiedzi uczestników. Nie trzeba poprawiać sensu zdania wyłącznie dlatego, że rozmówca użył błędnej formy językowej albo przerwał wypowiedź w połowie (źródło informacji:transkrypcje cennik). Jeśli na nagraniu występuje kilka osób, niezbędne jest konsekwentne oznaczanie ich wypowiedzi. Jeszcze trudniejsza sytuacja pojawia się przy mówieniu jednoczesnym, ponieważ wtedy nie zawsze da się ustalić pełną tekst obu wypowiedzi. W takiej okoliczności warto podkreślić nakładanie się głosów, zamiast tworzyć pozornie kompletny zapis. Znaczenie mogą mieć także dłuższe pauzy, śmiech, podniesiony głos czy odgłosy wskazujące na reakcję uczestników, jeżeli są wyraźnie słyszalne i ważne dla przebiegu rozmowy.
W współzależności od celu dokumentu używa się różnorodne sposoby przedstawiania materiału. Stenogram może być przygotowany w formie bardzo zbliżonej do rzeczywistego przebiegu rozmowy, z zachowaniem kolejności wypowiedzi i charakterystycznych elementów mowy. Przy innych zastosowaniach treść może zostać uporządkowany tak, aby łatwiej było znaleźć dokładnie sprecyzowane informacje, bez zmieniania ich znaczenia. W obu przypadkach ważna pozostaje konsekwencja przy stosowaniu oznaczeń a także dokładne sprawdzanie nazwisk, dat, liczb i nazw własnych. To właśnie takie szczegóły są podatne na pomyłki, szczególnie gdy dźwięk jest niewyraźny lub rozmówca posługuje się niewiele znanym określeniem. Przy pracy z nagraniem warto również pamiętać, że tekst nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Nie każdą intonację czy emocję można dobitnie opisać, dlatego zapis powinien oddzielać to, co rzeczywiście wynika z nagrania, od interpretacji osoby przygotowującej dokument.
Więcej informacji: transkrypcja do sądu.