Zarządzanie dokumentami i archiwizacja – klasyfikacja danych według rodzaju i okresu przechowywania

W codziennej pracy administracyjnej sporo czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera obowiązujące dane. Problem pojawia się w szczególności wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami lub przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw oraz rejestrowanie zasadniczych informacji o ich pochodzeniu. Przy ustalaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku sekcji działalności. Na przykład, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeżeli już plik zostanie przypisany tylko do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może mieć trudności z jego odnalezieniem. Rozwiązaniem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednakże pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt rozbudowany system dziedzinie może utrudnić wybór właściwego opisu. Ważne jest także uwarunkowanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.

W organizacji obiegu dokumentów ważną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Oczywiście nie każdy plik wymaga takiej samej sprawdzeniu. Notatka ze spotkania może służyć jedynie do użytku wewnętrznego, jednak dokument dotyczący zobowiązań majątkowych może wymagać potwierdzenia przez osobę uprawnioną. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, ażeby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych obowiązków. W praktyce trzeba określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera błędy, wymaga uzupełnienia lub nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest także zachowanie informacji o tym, kto wprowadził przekształcenie i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przekształceń nie za każdym razem objaśnia przyczynę korekty, dlatego są przypadki w których potrzebny jest dodatkowy komentarz albo zapis wyborów. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeżeli już konsumenci pobierają dokumenty na swoje urządzenia i w późniejszym czasie przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są zaraz widoczne. Zobowiązanie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów pozwala ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.

Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików a także sposobność odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie zaprojektowania, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być natomiast dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na własną tekst. Problem pojawia się zwłaszcza podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnych formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych kategorii. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami a także czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie treści, lecz niedociągnięcia odczytu mogą dotyczyć numerów, dat lub nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości także ranking z papierowym oryginałem.

Dokumentacja elektroniczna wymaga również określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie jedynie z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, niemniej jednak nie musi mieć prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych trzeba przy tym uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu obowiązków. Ważne jest również zobowiązanie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin uzależniony jest od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie trzeba zatem usuwać plików wyłącznie dlatego, że zakończono aktualne zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów powinno się sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania lub nie jest potrzebny do rozliczenia lub wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Powinno się sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, niemniej jednak również czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez sporo lat należy a przy tym kontrolować możliwość odczytu stosowanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.

Polecana strona: rejestracja czasu pracy pracownika.