Zarządzanie dokumentami i archiwizacja – okresy przechowywania oraz zasady brakowania

Dokumenty stanowią zapis wielu działań podejmowanych w trakcie prowadzenia działalności, od ustaleń z klientami po wewnętrzne decyzje i rozliczenia. Ich znaczenie nie zawsze jest widoczne w chwili utworzenia pliku. Dopiero po kilku miesiącach może pojawić się wymaganie sprawdzenia detali umowy, odszukania załącznika lub ustalenia, na jakiej podstawie podjęto określoną decyzję.

Właśnie dlatego sposób porządkowania dokumentacji powinien uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby, ale również sposobność odtworzenia wcześniejszych zdarzeń. Program do zarządzania dokumentami może łączyć pliki z konkretnymi sprawami, rejestrować daty ich dodania i przechowywać informacje o osobach odpowiedzialnych za poszczególne czynności. Przy podejmowaniu struktury danych warto rozróżnić dokumenty opisujące ten sam temat od dokumentów, które faktycznie należą do jednej sprawy. Np, kilka umów może dotyczyć tego samego kontrahenta, niemniej jednak każda z nich posiadać inny termin obowiązywania, zakres i historię modyfikacji. Umieszczenie wszystkich materiałów w jednym folderze nie zawsze wystarcza. Potrzebne są takie oznaczenia, które pozwolą rozpoznać różnice bez konieczności otwierania każdego pliku. Ważne jest także regularne sprawdzanie poprawności opisów, ponieważ błędne przypisanie dokumentu może utrudnić jego odnalezienie dosłownie wówczas, gdy sam plik został zachowany.

Organizacja obiegu dokumentacji wiąże się z określeniem zasad przekazywania informacji w gronie osobami i działami. W niektórych procesach dokument przechodzi przez kilka etapów sprawdzania, w innych wystarczy jego rejestracja i zapisanie w odpowiednim miejscu. Warto ustalić te różnice przed wprowadzeniem wspólnych procedur. Jeżeli wszystkie materiały będą wymagały takiej samej liczby akceptacji, łatwe zadania mogą niepotrzebnie się wydłużać. Z kolei brak kontroli przy dokumentach wymagających formalnego zatwierdzenia może prowadzić do wykorzystania niekompletnych lub nieaktualnych danych. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują też ustalenie, co dzieje się z plikiem po zakończeniu danego etapu. Dokument może zostać przekazany do realizacji, uzupełniony o dodatkowe informacje lub wycofany z dalszego obiegu. Każda z takowych sytuacji powinna być odpowiednio oznaczona, ażeby użytkownik wiedział, czy ma do czynienia z wersją roboczą, aktualną czy nieobowiązującą. W praktyce przydatne jest też zachowanie informacji o powodach wprowadzenia zmian. Sama data modyfikacji nie objaśnia, dlaczego zmieniono treść i kto podjął taką decyzję. Przy dokumentach związanych z zamówieniami, reklamacjami lub rozliczeniami taki kontekst może mieć znaczenie w trakcie późniejszego wyjaśniania przebiegu sprawy.

Osobnym obszarem jest przygotowanie dokumentacji do długotrwałego przechowywania. W tym przypadku trzeba rozpatrzyć nie tylko miejsce zapisu, lecz również możliwość odczytania plików po wielu latach. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować zasoby według dat, kategorii, numerów spraw oraz innych opisów, niemniej jednak nie zastępuje testom jakości odłożonych materiałów. W trakcie przenoszenia starszych dokumentów mogą ujawnić się braki w załącznikach, niezgodności między nazwą pliku a jego tekstem albo kilka kopii różniących się pojedynczymi zapisami. Nie każdą powtarzającą się kopię należy w sposób automatyczny usuwać. Jedna wersja może zawierać podpis, adnotację albo potwierdzenie odbioru, których nie ma w pozostałych egzemplarzach. Dlatego przed porządkowaniem większego zbioru powinno się określić zasady rozpoznawania duplikatów i sposób postępowania z dokumentami o niejasnym statusie. Przy skanowaniu papierowych akt znaczenie ma kolejność stron, czytelność tekstu oraz zgodność pliku z oryginałem. Automatyczne rozpoznawanie tekstu może ułatwić wyszukiwanie konkretnych informacji, lecz błędnie odczytane numery, daty czy nazwiska wymagają korekty. W przypadku materiałów o istotnym znaczeniu formalnym zakres weryfikacji powinien być dostosowany do ryzyka pominięcia lub zniekształcenia danych.

Na organizację archiwum wpływają także zmiany przepisów, struktury organizacyjnej a także używanych narzędzi informatycznych. Dokumenty mogą być przechowywane przez różnorodne okresy, zależnie od ich rodzaju i obowiązujących wymogów. Z tego względu potrzebne są zasady określające moment rozpoczęcia okresu przechowywania, sposób jego kontrolowania oraz warunki usuwania materiałów. Nie należy przyjmować, że zakończenie współpracy z klientem lub zamknięcie projektu automatycznie oznacza możliwość zniszczenia całej dokumentacji. Część plików może wciąż podlegać obowiązkowi zachowania albo być potrzebna w związku z trwającymi rozliczeniami. Jednocześnie dostęp do archiwum powinien odpowiadać zakresowi obowiązków użytkowników. Prawo do przeglądania dokumentów nie musi oznaczać prawa do ich edycji, pobierania czy usuwania. Ważne jest również postępowanie w sytuacji zmiany stanowiska lub odejścia osoby, która przedtem odpowiadała za dane materiały. Odrębnej testom wymagają kopie zapasowe i możliwość odtworzenia plików po awarii. Przy wieloletnim przechowywaniu powinno się a dodatkowo sprawdzać, czy używane formaty wciąż można otworzyć i czy przenoszenie dokumentów do nowych systemów nie zmienia ich treści ani poważnych właściwości. Takie działania stanowią część utrzymania dokumentacji, a nie wyłącznie jednorazowy stopień jej uporządkowania.

Źródło: kontrola czasu pracy pracownika.