Program do zarządzania dokumentami – uprawnienia użytkowników i kontrola dostępu
W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z w pewnych przypadkach pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Szukanie tylko według nazwy pliku na prawdę często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba jednakże ustalić, które informacje są de facto potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się również sposób postępowania z dokumentami, których nie da się jednoznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów używanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także obowiązujące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie za każdym razem znaczy, że wszystkie powiązane z nim materiały można od razu zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę bardzo często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany także pod kątem obsługiwanych typów plików a także sposobności zachowania ich kluczowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast oraz kompletność stron. Jeśli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich sytuacjach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze usterki mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Ważne jest również zachowanie powiązań między dokumentem podstawowym a jego załącznikami, ażeby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa co więcej sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na sam początek obsługuje jeden zespół, może w przyszłości wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W tak zaistniałej okoliczności istotne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz także przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może przerabiać tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto także uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo podczas nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można prócz tego pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobów odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy także uwzględnić modyfikację formatów i narzędzi używanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez sporo lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub istotnych właściwości pliku.
Sprawdź również informacje na stronie: rejestracja czasu pracy pracownika.