Program do zarządzania dokumentami – integracja z systemami wykorzystywanymi w firmie

W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z zdarza się, że pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, zwłaszcza gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie wyłącznie według nazwy pliku na prawdę często okazuje się niewystarczające, szczególnie gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba jednak ustalić, które informacje są rzeczywiście potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów stosowanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także obowiązujące terminy przechowywania. Na przykład, zakończenie projektu nie zawsze znaczy, że wszystkie powiązane z nim materiały można zaraz zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie moraz sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna wręcz wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli już archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach stosowanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany także pod względem obsługiwanych typów plików oraz sposobności zachowania ich zasadniczych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W sytuacji skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. O ile archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich przypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów należy ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Ważne jest też zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, ażeby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa w dodatku sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na sam początek obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W tak zaistniałej okoliczności ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może modyfikować tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto także uwzględnić sytuacje nietypowe, takie jak zastępstwo podczas nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można ponadto pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się też uwzględnić edycję formatów i narzędzi używanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo ważnych właściwości pliku.

Zobacz więcej: rejestracja czasu pracy pracownika.