Zasady anonimizacji danych osobowych w zapisach rozmów

Dokładne odtworzenie przebiegu rozmowy wymaga uwzględnienia wielu elementów, które w zwykłym słuchaniu mogą pozostać niezauważone. Znaczenie mają nie tylko same słowa, lecz również kolejność wypowiedzi, sposób reagowania rozmówców i fragmenty, w których kilka osób mówi jednocześnie. Transkrypcje nagrań są wykorzystywane w głównej mierze przy dokumentowaniu zebrań, rozmów telefonicznych, wywiadów, konsultacji oraz materiałów związanych z różnymi postępowaniami.

Sposób przygotowania zapisu zależy przede wszystkim od jego przeznaczenia. Przeciwnie opracowuje się rozmowę, z której potrzebne są tylko najważniejsze ustalenia, a zupełnie inaczej materiał wymagający zachowania pełnego brzmienia każdej wypowiedzi. W tym drugim przypadku nie trzeba usuwać powtórzeń, przerabiać szyku zdań ani poprawiać wypowiedzi tak, ażeby brzmiały bardziej formalnie. Nawet jeżeli już rozmówca stosuje niepoprawnych konstrukcji językowych, ich zmiana może wpłynąć na charakter lub znaczenie wypowiedzi. Zapis tekstowy powinien zatem odzwierciedlać rzeczywisty przebieg rozmowy, a nie jej późniejszą, poprawioną wersję.

Jednym z trudniejszych etapów pracy jest uwarunkowanie, które fragmenty nagrania można odtworzyć bez wątpliwości. Problemy ukazują się w szczególności przy słabej jakości dźwięku, nagraniach wykonywanych z sporej odległości a także rozmowach prowadzonych w miejscach publicznych. Dźwięki otoczenia mogą zagłuszać pojedyncze słowa, a niewyraźna wymowa utrudnia rozpoznanie końcówek i nazw własnych. W takich sytuacjach samo kilkukrotne odtworzenie pliku nie za każdym razem wystarcza (zobacz więcej: transkrypcja cennik). Nierzadko konieczne jest sprawdzenie szerszego fragmentu, ponieważ dopiero wcześniejsze i późniejsze zdania pozwalają rozpoznać temat wypowiedzi. Nie znaczy to natomiast, że brakujące słowa można uzupełniać na podstawie przypuszczeń. O ile tekst pozostaje nieczytelna, należy należycie oznaczyć taki fragment. Jednakowa zasada tyczy się identyfikacji uczestników. Gdy nie ma pewności, kto zabrał głos, lepiej zastosować neutralne oznaczenie niż przypisać wypowiedź niewłaściwej osobie. Ma to znaczenie w szczególności w materiałach, w których poszczególne kwestie mogą być później analizowane oddzielnie.

W przypadku dokumentów używanych w sprawach prawnych szczególne znaczenie ma zgodność zapisu z oryginalnym materiałem. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać wypowiedzi w adekwatnej kolejności, z zachowaniem rozróżnienia między uczestnikami rozmowy. Ważne jest także uwzględnienie krótkich reakcji, zaprzeczeń, potwierdzeń i pytań, które mogą mieć znaczenie dla odczytania całego dialogu. Nie należy samodzielnie skracać wypowiedzi tylko dlatego, że niektóre fragmenty wydają się powtarzalne lub mało istotne. W współzależności od celu dokumentu przydatne są znaczniki czasu wskazujące moment rozpoczęcia poszczególnych kwestii. Pozwalają one szybko wyszukać bardzo dobry fragment w nagraniu i porównać go z zapisem tekstowym. Stenogram może również zawierać oznaczenia przerw, niezrozumiałych słów czy wypowiedzi nakładających się na siebie. Powinno się jednak pamiętać, że dokładny zapis rozmowy nie jest tym samym co jej ocena prawna. Nie rozstrzyga samodzielnie o wiarygodności uczestników ani o znaczeniu dowodowym przedstawionych treści. Sposób zastosowania takiego dokumentu uzależniony jest od wymogów konkretnego postępowania.

Przy opracowywaniu materiałów audio bardzo często wykorzystuje się programy automatycznie zamieniające mowę na tekst. Takie rozwiązania mogą zbudować wstępną wersję dokumentu, jednakże ich wyniki nie zawsze odpowiadają rzeczywistej treści nagrania. Błędy ukazują się przy rozpoznawaniu nazwisk, nazw miejscowości, dat, kwot a także wyrazów o podobnym brzmieniu. Dodatkowym ograniczeniem jest trudność w prawidłowym rozdzielaniu wypowiedzi kilku osób, w szczególności gdy rozmówcy sobie przerywają. Z tego powodu w sposób automatyczny wygenerowany tekst wymaga testom z oryginalnym plikiem. Warto zwrócić uwagę również na sposób zapisu liczb, skrótów i określeń profesjonalnych, ponieważ ich nieprawidłowa interpretacja może prowadzić do zmiany sensu całego zdania. Osobnego podejścia wymagają nagrania wielojęzyczne, w których uczestnicy przechodzą z jednego języka na drugi albo używają obcojęzycznych nazw. Przygotowany dokument powinien zachowywać spójny układ, ale nie może upraszczać treści kosztem jej dokładności. Znaczenie ma także zgodność tekstu z zdarza się, że trwania nagrania a także właściwe oznaczenie wszystkich miejsc, w których odtworzenie wypowiedzi nie było możliwe.

Polecam: transkrypcja nagrań.