Organizacja dokumentacji elektronicznej – zasady nazewnictwa i kategoryzacji plików
W codziennej pracy administracyjnej wiele czasu zajmuje ustalanie, gdzie zapisano określoną informację i czy dostępny plik zawiera bieżące dane. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy dokumenty są przekazywane między pracownikami, zapisywane pod różnymi nazwami albo przechowywane w kilku niezależnych miejscach. Dodatkowym utrudnieniem bywają załączniki, które po zapisaniu tracą powiązanie z wiadomością, do której pierwotnie należały.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby przez przypisywanie im wspólnych oznaczeń, grupowanie według spraw a także rejestrowanie zasadniczych informacji o ich pochodzeniu. Przy podejmowaniu zasad zapisu warto uwzględnić sytuacje, w których jeden dokument dotyczy kilku wycinków działalności. Na przykład, protokół odbioru może być związany zarówno z konkretnym zamówieniem, jak i z rozliczeniem finansowym. Jeśli plik zostanie przypisany jedynie do jednej dziedzinie, osoba pracująca nad drugim obszarem może posiadać trudności z jego znalezieniem. Rozstrzygnięciem bywa stosowanie dodatkowych oznaczeń albo powiązań między sprawami. Ich liczba powinna jednak pozostawać pod kontrolą, ponieważ zbyt rozbudowany system kategorii może utrudnić wybór właściwego opisu. Istotne jest także zobowiązanie, kto odpowiada za poprawianie błędnych danych i uzupełnianie brakujących informacji.
W organizacji obiegu dokumentów ważną rolę odgrywa rozdzielenie czynności związanych z przygotowaniem, sprawdzeniem i zatwierdzeniem materiału. Nie każdy plik wymaga takiej samej kontroli. Notatka ze spotkania może służyć tylko do użytku wewnętrznego, natomiast dokument dotyczący zobowiązań inwestycyjnych może wymagać zgody przez osobę uprawnioną. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny uwzględniać te różnice, ażeby procedury odpowiadały charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce powinno się określić, co dzieje się, gdy dokument zawiera usterki, wymaga uzupełnienia lub nie zostaje zatwierdzony w wyznaczonym terminie. Przydatne jest także zachowanie informacji o tym, kto wprowadził zmianę i na jakim etapie się ona pojawiła. Sama historia przekształceń nie zawsze objaśnia przyczynę korekty, dlatego w niektórych przypadkach niezbędny jest dodatkowy komentarz lub zapis decyzji. Osobnym zagadnieniem pozostaje praca na kilku wersjach jednego pliku. Jeśli konsumenci pobierają dokumenty na swoje urządzenia i później przesyłają je ponownie, mogą powstawać równoległe wersje, których różnice nie są od razu widoczne. Ustalenie zasad edycji i publikowania zatwierdzonych materiałów pozwala ograniczyć niejasności dotyczące tego, który dokument powinno się wykorzystać w dalszych działaniach.
Przy długotrwałym przechowywaniu dokumentacji znaczenie ma sposób opisywania plików oraz możliwość odtworzenia ich kontekstu po upływie kilku lat. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać dane o autorze, dacie zaprojektowania, rodzaju dokumentu i powiązanej sprawie. Nie wszystkie informacje muszą być jednakże dostępne od początku. Część danych może zostać uzupełniona dopiero po weryfikacji dokumentu, a niektóre materiały wymagają indywidualnego opisu ze względu na swoją treść. Problem pojawia się zwłaszcza podczas przenoszenia dużych zbiorów ze starszych systemów. Nazwy plików bywają skrócone, daty zapisane w różnych formatach, a część dokumentów nie ma żadnych oznaczeń. Automatyczne przeniesienie takich zasobów może zachować ich zawartość, niemniej jednak niekoniecznie zagwarantuje poprawne przypisanie do nowych dziedzinie. Dlatego migrację warto podzielić na etapy i sprawdzać, czy dobrane dokumenty są widoczne pod właściwymi oznaczeniami oraz czy można je otworzyć. Przy skanach dodatkowe znaczenie ma jakość obrazu i kompletność stron. Rozpoznawanie tekstu ułatwia szukanie treści, lecz błędy odczytu mogą dotyczyć numerów, dat albo nazw własnych. W dokumentacji, w której takie detale mają znaczenie, potrzebna jest kontrola wyniku, a w razie wątpliwości również ranking z papierowym oryginałem.
Dokumentacja elektroniczna wymaga również określenia zasad udostępniania, przechowywania i usuwania informacji. Zakres dostępu powinien wynikać z zadań użytkownika, a nie tylko z jego przynależności do określonego działu. Pracownik może potrzebować wglądu w tekst umowy, niemniej jednak nie musi posiadać prawa do zmiany jej zapisów ani usuwania załączników. W sytuacji danych poufnych trzeba w dodatku uwzględnić zasady przekazywania plików oprócz organizację i kontrolowania dostępu po zmianie zakresu zadań. Istotne jest także ustalenie, jak długo poszczególne materiały powinny być przechowywane. Termin zależy od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i okoliczności związanych z daną sprawą. Nie należy więc usuwać plików jedynie dlatego, że zakończono obowiązujące zadanie. Przed podjęciem takiej wyborów trzeba sprawdzić, czy dokument nie podlega dalszemu obowiązkowi przechowywania lub nie jest potrzebny do rozliczenia albo wyjaśnienia wcześniejszych ustaleń. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz procedury odtwarzania danych po awarii. Należy sprawdzać nie tylko, czy kopie są tworzone, ale też czy można z nich odzyskać potrzebne pliki wraz z ich opisami i powiązaniami. Przy przechowywaniu dokumentacji przez wiele lat powinno się prócz tego kontrolować możliwość odczytu stosowanych formatów a także sposób przenoszenia materiałów do kolejnych rozwiązań technicznych.
Warto sprawdzić: kontrola czasu pracy pracownika.