System księgowy połączony z KSeF – organizacja pracy
Sposób pracy z fakturami coraz częściej uzależniony jest od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego detalu może wpłynąć na cały przepływ dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych a także późniejsze wykorzystanie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, wymianę dokumentów lub inne rozwiązania używane w zakładzie produkcyjnym.
Zakres takiego połączenia nie musi być jednakże identyczny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, podczas gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnorakich etapów pracy. Jeśli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi tylko o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest także to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być właściwie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed dalszym przetwarzaniem. Jeśli system w sposób automatyczny pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które przedtem funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były sprawdzane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu trzeba rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeżeli operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny albo wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w przypadku chwilowego problemu z komunikacją, jednak nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane automatycznie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest też wyświetlanie przejrzystych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeśli pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma również sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki stopień da się stworzyć na bazie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część decyzji może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto również przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji oraz sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie na prawdę ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został wytworzony, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne w szczególności wtedy, gdy prędzej czy później trzeba wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF powinno się rozpatrywać jako szczegół całego obiegu informacji, a nie wyłącznie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Źródło: KSeF API dla programistów.