Systemy współpracujące z KSeF – organizacja wymiany danych

Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, ale również na pracowników dystrybucji, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać określony status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma przede wszystkim to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli już te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych albo ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować znaczną część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy kształtowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie rzeczywiście powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. Są przypadki w których dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Istotne jest też określenie, które informacje mają być pobierane samoczynnie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt mały zakres automatyzacji znaczy konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednak zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę powinno się zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane albo nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeżeli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko możliwość pobrania faktury, lecz też jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem lub przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być zrealizowane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto rozważyć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać w sposób automatyczny przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada faktycznym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma także sposób informowania użytkowników o przebiegu podmiany danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie odnaleźć informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę również monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają a przy tym uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów daje możliwość ocenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu stosowanych narzędzi z KSeF.

Polecana strona: KSeF API dla programistów.