Transkrypcja nagrań a wpływ jakości dźwięku na przygotowanie tekstu
Podczas przepisywania rozmowy z pliku audio szybko okazuje się, że najwięcej trudności nie wynika z samego pisania, lecz z konieczności właściwego odczytania tego, co faktycznie zostało powiedziane. Nagranie może zawierać dłuższe przerwy, zmiany tematu, poprawianie własnych wypowiedzi albo fragmenty wypowiadane bardzo cicho. Transkrypcja nagrań wymaga zatem jednoczesnego słuchania i zapisywania informacji w sposób uporządkowany.
Przy prostych rozmowach wystarcza zwykle rozpoznanie kolejnych wypowiedzi, jednak przy bardziej złożonym materiale dochodzi identyfikacja osób, zarządzanie kolejności oraz zaznaczanie miejsc, których nie można dobitnie odczytać. Istotne jest również rozróżnienie w gronie zapisem dosłownym a treścią po redakcji. W pierwszym przypadku pozostawia się naturalne cechy mowy, takie jak powtórzenia czy niedokończone zdania. W drugim można ograniczyć elementy utrudniające lekturę, jednak każda ingerencja w treść powinna posiadać dany cel i nie może prowadzić do zmiany znaczenia wypowiedzi.
Duże znaczenie ma jakość samego nagrania. Plik zarejestrowany w cichym pomieszczeniu daje w całości inne możliwości niż materiał pochodzący z miejsca, w którym słychać ruch uliczny, pracujące urządzenia lub kilka rozmów prowadzonych równocześnie. Problematyczne bywają też nagrania z telefonu, gdy urządzenie znajduje się daleko od osoby mówiącej. W takich warunkach pojedyncze słowa mogą być trudne do rozpoznania, a próba odtworzenia ich tylko na bazie kontekstu prowadzi do ryzyka błędu. W praktyce całkiem dobrze pozostawić oznaczenie niezrozumiałego fragmentu niż wpisać słowo, które wyłącznie wydaje się prawdopodobne. Przy dłuższych materiałach przydaje się także oznaczanie czasu nagrania. Daje możliwość ono bardzo szybko wrócić do konkretnej wypowiedzi i porównać zapis z oryginalnym plikiem. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy dokument będzie analizowany przez osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.
W materiałach związanych z postępowaniem prawnym sposób opracowania zapisu może mieć dodatkowe znaczenie. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać treść nagrania w sposób czytelny, ale bez swobodnego interpretowania wypowiedzi uczestników. Nie trzeba poprawiać sensu zdania tylko dlatego, że rozmówca użył błędnej formy językowej albo przerwał wypowiedź w połowie (zobacz również:stenogram cennik). Jeżeli już na nagraniu występuje kilka osób, niezbędne jest konsekwentne oznaczanie ich wypowiedzi. Jeszcze trudniejsza sytuacja pojawia się przy mówieniu jednoczesnym, ponieważ wówczas nie zawsze da się ustalić pełną treść obu wypowiedzi. W takiej okoliczności warto podkreślić nakładanie się głosów, zamiast zbudować na pozór kompletny zapis. Znaczenie mogą mieć też dłuższe pauzy, śmiech, podniesiony głos czy odgłosy wskazujące na reakcję uczestników, jeżeli są wyraźnie słyszalne i ważne dla przebiegu rozmowy.
W zależności od celu dokumentu używa się różne sposoby przedstawiania materiału. Stenogram może być przygotowany w formie bardzo zbliżonej do rzeczywistego przebiegu rozmowy, z zachowaniem kolejności wypowiedzi i charakterystycznych elementów mowy. Przy innych zastosowaniach treść może zostać uporządkowany tak, by łatwiej było odnaleźć dokładnie określone informacje, bez zmieniania ich znaczenia. W obu przypadkach na prawdę ważna pozostaje konsekwencja przy stosowaniu oznaczeń oraz dokładne sprawdzanie nazwisk, dat, liczb i nazw własnych. To właśnie takie szczegóły są podatne na pomyłki, szczególnie gdy dźwięk jest niewyraźny albo rozmówca posługuje się niewiele znanym określeniem. Przy pracy z nagraniem warto także pamiętać, że treść nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Nie każdą intonację czy emocję można dobitnie opisać, dlatego zapis powinien oddzielać to, co rzeczywiście wynika z nagrania, od interpretacji osoby przygotowującej dokument.
Więcej informacji na stronie: stenogram.